Aprobación del cliente en un proyecto web: cómo conseguirla

La aprobación del cliente en un proyecto web es el momento en que el cliente confirma por escrito que una fase de su web está terminada. Sin ella, los diseños «definitivos» se reabren, la fecha de lanzamiento se mueve y el último 10 % del proyecto se come tu margen. En esta guía verás las fases de aprobación que conviene usar, cómo limitar las rondas de revisión en el presupuesto (con una cláusula que puedes adaptar), un email de aprobación y una checklist para repasar antes de cada petición.

Qué significa la aprobación del cliente

La aprobación del cliente es su confirmación explícita y por escrito de que un entregable cumple lo acordado. Sirve para dos cosas: le dice a tu equipo que puede avanzar y marca una línea. Todo lo que se pida después es un cambio, no parte del alcance inicial.

No hace falta que sea solemne para que sea útil. Una respuesta a un email que diga «Apruebo los diseños de la home y de las páginas interiores que indicáis abajo» es clara. Un pulgar arriba en WhatsApp, no.

Las 5 fases de aprobación de un proyecto web

Pedir una única aprobación al final es la receta perfecta para las revisiones infinitas. Divide el proyecto en fases y consigue el visto bueno de cada una antes de empezar la siguiente.

En proyectos pequeños puedes juntar las fases 1 y 2, o la 3 y la 4. Lo importante es que cada aprobación se refiera a algo concreto y visible.

Cómo limitar las rondas de revisión

Las revisiones ilimitadas suenan generosas, pero casi nunca es lo que el cliente quiere de verdad. Lo que quiere es que le escuches y tener una web que funcione. Limitar las rondas os protege a los dos, siempre que el límite esté claro desde el principio.

Define qué es una «ronda»

Una ronda de revisión es un único paquete de comentarios consolidado, enviado por el cliente dentro de un plazo fijo, que tú aplicas de una vez. Una ronda no es «cada email que manda el cliente este mes».

Ponlo en el presupuesto o contrato

Aquí tienes una cláusula de ejemplo para adaptar con tus cifras. Es un ejemplo, no asesoramiento legal; si tu proyecto lo requiere, que la revise un profesional.

Revisiones y aprobación. Cada fase del proyecto (mapa del sitio, diseño, contenidos y web de pruebas) incluye dos (2) rondas de revisión. Una ronda es una única lista consolidada de comentarios, enviada por la persona de contacto designada por el Cliente en un plazo de cinco (5) días laborables desde la recepción del entregable. Las rondas adicionales, o los cambios sobre una fase ya aprobada, se presupuestarán aparte a la tarifa acordada de tarifa €/hora. Un entregable se considera aprobado cuando el Cliente lo confirma por escrito o si no se reciben comentarios en un plazo de cinco (5) días laborables desde su entrega.

La última frase (aprobación por silencio) es la que evita que el proyecto se quede parado cuando el cliente desaparece. Recuérdale esa fecha cada vez que le envíes algo para revisar.

Haz que las rondas se puedan seguir

Las rondas solo funcionan si el cliente ve qué se ha hecho. Guarda todos los comentarios de una ronda en una sola lista, marca cada punto como resuelto cuando esté corregido y envía un resumen al final. Es mucho más fácil señalar una lista compartida que una docena de hilos de email. En nuestra guía sobre cómo recoger feedback de clientes en una web explicamos cómo organizar cada ronda.

Plantilla de email para pedir la aprobación

Envíalo cuando una fase esté terminada y se hayan resuelto todos los comentarios de la última ronda. Cambia lo que va entre corchetes.

Asunto: Necesitamos tu aprobación: fase de proyecto antes del fecha

Hola, nombre:

Hemos terminado todos los cambios de la ronda de revisión número. Puedes ver la versión actual aquí: URL de pruebas

Qué te pedimos que apruebes:

• Diseño de la home, ordenador y móvil
• Plantillas de Servicios, Quiénes somos y Contacto
• Cualquier otro elemento concreto

Qué se ha resuelto en la última ronda: número puntos, todos marcados como resueltos en la lista de feedback: enlace

Qué no entra en esta aprobación: p. ej., la sección de blog, prevista para la fase 2

Respóndenos a este email con «Aprobado» o con lo que quede pendiente antes del fecha, 5 días laborables desde hoy. Tal como acordamos en el presupuesto, si no recibimos respuesta para entonces, daremos esta fase por aprobada y pasaremos a siguiente fase.

Una vez aprobada, los cambios en esta fase se tratarán como peticiones de cambio.

Un saludo, Tu nombre

Por qué funciona: dice exactamente qué se aprueba, demuestra que el feedback anterior se ha atendido, separa lo que queda fuera y pone una fecha con una consecuencia clara.

Checklist antes de pedir la aprobación

Repásala antes de enviar cualquier petición de aprobación:

1. Todos los comentarios de la última ronda están resueltos o movidos de forma explícita a una fase posterior.
2. La URL de pruebas funciona y muestra la versión que quieres que se apruebe.
3. La has revisado tú en ordenador y en móvil, en al menos dos navegadores.
4. No queda texto de relleno ni imágenes provisionales, o están listados como contenido pendiente del cliente.
5. Los formularios se envían, los enlaces funcionan y no hay errores evidentes en consola.
6. El email de aprobación enumera las páginas o elementos concretos que se aprueban.
7. Las peticiones fuera de alcance aparecen aparte, con una nota de que se presupuestarán.
8. La fecha límite y la regla de «aprobado si no hay respuesta» están escritas.
9. Sabes quién tiene autoridad para aprobar por parte del cliente.
10. Has guardado la respuesta (o la falta de ella) con los archivos del proyecto.

Para una revisión técnica completa antes del lanzamiento, usa también un checklist QA web.

Cómo ayudan las herramientas de feedback a la aprobación

Aprobar es más fácil cuando el feedback ha estado ordenado durante todo el proyecto. Si cada comentario del cliente es un punto separado con captura de pantalla, URL y estado, el email de aprobación puede señalar una sola lista: «los 23 puntos, resueltos».

Esa es la parte que cubre GiveFeedback.io. El cliente deja sus comentarios directamente en la web de pruebas: pulsa el botón «Give Feedback», marca sobre una captura de pantalla y añade una descripción, sin crearse ninguna cuenta. La URL, el navegador, el sistema operativo y la resolución de pantalla se adjuntan solos. Tu equipo marca cada punto como abierto, resuelto o archivado, y puedes invitar al cliente por email a una vista de solo lectura del feedback del proyecto, para que compruebe el avance antes de aprobar.

Lo que no hace es gestionar la aprobación en sí: no hay botón de «aprobar» ni firma electrónica, y no envía avisos por email cuando llega un comentario nuevo. La aprobación se sigue pidiendo por email o con tu herramienta de contratos. Si tu equipo trabaja en Asana o Notion, el feedback puede llegar allí automáticamente para tener las tareas y los comentarios del cliente en un mismo sitio. Hay plan gratuito; consulta los precios.

Errores habituales al pedir la aprobación

• Preguntar «¿Te gusta?». Pide que apruebe una lista concreta. A preguntas abiertas, respuestas abiertas.
• Pedir la aprobación a la persona equivocada. Confirma en el arranque quién da el visto bueno. El «me parece bien» de alguien de marketing lo puede tumbar la gerencia una semana después.
• Saltarse la aprobación del diseño. Cambiar una maqueta en desarrollo cuesta mucho más que cambiarla en el diseño.
• No poner fecha. Sin plazo, la petición de aprobación espera detrás de todo lo demás en la bandeja de entrada del cliente.
• Ver el silencio como un problema. Si el presupuesto dice que el silencio equivale a aprobación, aplícalo, con educación y por escrito.

Divide el proyecto en fases, escribe el límite de revisiones en el presupuesto y envía un email de aprobación concreto al final de cada fase. Los clientes aprueban antes cuando saben exactamente qué están aprobando.